Método PARA: organize pelo que você está fazendo

A ideia de Tiago Forte

O PARA, de Tiago Forte, divide informações em quatro grupos: projetos, esforços com um resultado definido; áreas, responsabilidades contínuas; recursos, assuntos de interesse e consulta; e arquivo, material que deixou de estar ativo. A organização considera o uso atual da informação. Conheça a explicação do autor.

É uma abordagem prática, não uma garantia de produtividade. A aplicação abaixo é um exemplo nosso para experimentar a ideia com pastas.

Veja uma aplicação concreta

Imagine que você vai preparar uma pequena exposição de fotografias. Os nomes e a estrutura são fictícios.

01 Projetos/
└── Preparar exposicao de novembro/
02 Areas/
└── Administracao do estudio/
03 Recursos/
└── Referencias de iluminacao/
04 Arquivo/
└── Exposicao de junho concluida/

O orçamento de impressão usado na exposição de novembro ficaria no projeto. Uma tabela geral de fornecedores poderia ficar junto da administração do estúdio. O ponto é decidir onde você precisa consultar o material durante o trabalho.

Faça três perguntas antes de mover

1. Estou usando este documento para uma entrega específica?
2. Ele faz parte de uma responsabilidade que continua depois dessa entrega?
3. É apenas uma referência que quero guardar?

Se você não conseguir responder, deixe o item em uma entrada temporária para revisão. Não transforme a dúvida em cinco cópias do mesmo documento espalhadas pela estrutura. Para um arquivo compartilhado ou vinculado a outro aplicativo, verifique o efeito da mudança de lugar antes de mover.

A pasta não substitui o nome

Dentro do projeto fictício, Impressao - Orcamento fornecedor A - v01.pdf é mais esclarecedor do que arquivo3.pdf. O contexto da pasta e a identificação do documento resolvem partes diferentes do problema.

Na primeira experiência, organize apenas o material novo de uma entrega. Depois de alguns dias, observe se você abre menos pastas até chegar ao que precisa. Essa observação ajuda a decidir se vale ampliar a estrutura.

Quando testar outra abordagem

Se a maior parte do seu acervo é formada por contas e materiais de consulta estáveis, a divisão por assunto e período pode exigir menos decisões. Se você precisa apontar localizações por códigos, conheça o Johnny.Decimal. Não é preciso adotar os três ao mesmo tempo.