Johnny.Decimal: dê um endereço às suas pastas

Como funciona a estrutura

Johnny.Decimal organiza informações em áreas, categorias e IDs. As áreas agrupam faixas de dez números; uma categoria ocupa um desses números; o ID acrescenta duas casas após um ponto. Um índice, chamado JDex, registra os endereços e seus significados. Veja a documentação oficial.

O código identifica uma localização organizada, que pode conter vários arquivos. Não é necessário atribuir um novo ID a cada PDF. O exemplo a seguir é didático e não substitui as regras completas do método.

Um exemplo para um pequeno estúdio

20-29 Estudio/
└── 21 Equipamentos/
    ├── 21.11 Camera principal/
    └── 21.12 Kit de iluminacao/

São categorias fictícias. Na pasta 21.11 Camera principal, você poderia guardar o manual, a nota de compra e os registros de manutenção da mesma câmera. Os documentos continuam com nomes descritivos; o código ajuda a apontar a pasta que reúne o conjunto.

O índice do exemplo teria uma linha para cada localização, como 21.11 — Camera principal — manual, compra e manutencao. Se outra pessoa precisar consultar a estrutura, ela encontra a explicação do código sem depender da sua memória.

Planeje antes de distribuir números

Separe uma amostra representativa do seu material e liste os grupos que aparecem. Verifique se os títulos são compreensíveis antes de mover arquivos. Uma estrutura numérica não corrige categorias ambíguas: “Coisas importantes” continua sendo vago, mesmo com um número na frente.

Para testar, use uma cópia pequena de um acervo sem vínculos com aplicativos. Peça a alguém para localizar um documento usando o índice e observe onde surgem dúvidas. O teste é uma sugestão nossa, não uma etapa oficial obrigatória.

Onde ajuda e onde pode pesar

Nossa leitura é que esse método merece um teste quando você precisa comunicar localizações com frequência e aceita manter um índice. Para poucos documentos, o planejamento pode custar mais esforço do que uma organização por assunto.

Evite começar renumerando todo o seu arquivo pessoal. Primeiro descubra se você gosta de trabalhar com códigos. Se tiver de conferir o índice a cada ação e isso atrapalhar sua rotina, uma estrutura mais simples pode servir melhor.

O nome ainda precisa dizer o que há dentro

Um arquivo chamado 21.11 - Manual camera.pdf mantém parte do contexto quando sai da pasta. Use esse recurso apenas se for útil para quem vai recebê-lo. O gerador web do Nome Certo não administra IDs nem mantém um índice Johnny.Decimal.