Pastas por assunto: um jeito simples de começar

Para quem faz sentido

Esta é uma proposta editorial do Nome Certo para um acervo pessoal pequeno ou moderado. Pode ser um bom começo quando os assuntos são estáveis e você não precisa acompanhar dezenas de projetos ao mesmo tempo. Não é um método oficial nem uma classificação universal.

Escolha poucos assuntos que tenham significado para você. Não crie categorias para arquivos que ainda não existem. Uma pasta “Outros” permanente costuma esconder decisões que precisarão ser feitas depois.

Monte uma estrutura pequena

Exemplo fictício de uma organização pessoal. Aqui, o ano é útil para contas recorrentes; em um curso, o nome do curso já fornece o contexto.

Documentos/
├── Casa/
│   ├── Contas/
│   │   └── 2026/
│   └── Manuais/
├── Estudos/
│   └── Curso de fotografia/
└── Trabalho/
    └── Portfolio/

Evite criar automaticamente doze pastas de meses dentro de cada ano. Faça essa divisão somente quando a quantidade de documentos ou a sua forma de consulta justificar. Se uma pasta contém poucos arquivos bem nomeados, talvez ela já seja suficiente.

Use a pasta para contexto e o nome para distinção

Dentro de Casa/Contas/2026, um arquivo pode se chamar 2026-09-10 - Internet.pdf. Dentro de um curso, Aula 03 - Luz natural.pdf já distingue o material. Se você envia o arquivo para outras pessoas, pode valer a pena incluir o nome do curso também.

Quando um documento parece pertencer a dois assuntos, escolha onde você o procuraria primeiro. Se o sistema permitir, use um atalho no segundo lugar. Criar duas cópias editáveis pode trazer dúvidas sobre qual delas foi atualizada.

Não reorganize tudo de uma vez

Comece com uma pasta que você usa nesta semana. Antes de mover documentos antigos, preserve uma cópia e confira se algum aplicativo ou atalho depende da localização original. Nas pastas de uma equipe, combine a mudança com quem também usa os arquivos.

Durante alguns dias, anote quando você hesitar entre duas pastas. Se a dúvida se repetir, ajuste o nome ou a divisão. Se os arquivos se agrupam principalmente por entregas com começo e fim, experimente o método PARA.

Uma referência para manter simples

Em um texto sobre arquivos de papel, David Allen recomenda evitar complicações desnecessárias e facilitar o ato de arquivar. Usamos essa ideia como inspiração para a estrutura acima; a adaptação digital é nossa e não representa o sistema GTD completo. Leia o texto original.