Chega de final_final: como distinguir versões

Número de versão não significa aprovação

Um arquivo v03 pode ser o rascunho mais recente e ainda estar aguardando revisão. A versão indica uma sequência combinada; a aprovação é outra informação. Para um trabalho em equipe, registre também quem aprovou e onde essa decisão pode ser consultada.

A proposta deste guia é uma convenção simples para documentos de trabalho. Ela não substitui o histórico do aplicativo nem um sistema formal de controle documental.

Defina quando o número muda

Uma regra possível: avance a versão quando uma revisão relevante estiver pronta para ser compartilhada. Pequenos ajustes durante a mesma sessão podem continuar no arquivo de trabalho, desde que você tenha um histórico recuperável. Combine a regra com quem participa antes de começar.

Jardim - Proposta - v01.docx
Jardim - Proposta - v02.docx
Jardim - Proposta - v02 - Aprovada.pdf

Exemplo fictício: a segunda revisão foi aprovada e exportada para PDF. O rótulo “Aprovada” só deve ser colocado depois da decisão correspondente. A exportação não cria, por si só, uma nova revisão do conteúdo.

Separe trabalho e entrega

Você pode reservar uma pasta Trabalho para os arquivos editáveis e uma pasta Entregas para cópias efetivamente enviadas. Essa divisão é uma sugestão nossa para casos em que preservar o que foi entregue faz diferença.

Se uma entrega precisa ser corrigida, mantenha a anterior identificada e produza a nova revisão. Evite substituir silenciosamente um arquivo que outra pessoa já usou como referência.

Use o histórico quando ele estiver disponível

Antes de multiplicar cópias, confira se o editor ou serviço que você utiliza oferece histórico de versões, como restaurar uma revisão e quais limites se aplicam à sua conta. Em alguns fluxos, um documento central com histórico é mais fácil de manter do que várias cópias anexadas.

A escolha depende de como o arquivo circula. Um documento enviado por e-mail perde parte do contexto do sistema de origem; um nome explícito ajuda o destinatário a reconhecer aquela cópia.

Escreva a regra em três linhas

Anote: quando avançar a versão, onde fica o arquivo de trabalho e onde ficam as entregas. Em seguida, teste com um documento real. Se duas pessoas escolherem arquivos diferentes como “o atual”, a regra ainda precisa de ajuste.

O Nome Certo ajuda a compor o texto do nome. Ele não verifica revisões anteriores, aprovações ou arquivos já existentes na pasta.